Au vu de votre surcharge de travail au cabinet médical ou votre départ en congés, vous n’avez pas pu anticiper l’externalisation de la gestion des appels téléphoniques du cabinet.
En -60 minutes, votre télésecrétariat BELENOS assurera le déploiement de votre dossier et la prise de vos appels téléphoniques :
1. Attribution d’un numéro de téléphone (préfixe géographique : pas surtaxé)
Depuis votre ligne téléphonique du cabinet, le praticien (ou sa secrétaire) va composer le « 3000″ est ordonné d’effectuer un transfert d’appel vers le SDA fourni par BELENOS.
2. Réponse personnalisé par une secrétaire dédiée
Dès l’activation du transfert, votre secrétaire dédié BELENOS va décrocher au « nom de votre cabinet ». De plus, nous pouvons effectuer un prédéccroché personnalisé (nom du cabinet, message d’accueil, créneaux d’ouvertures,…),
Avec cette attribution d’un numéro de téléphone individuelle, le client bénéficie d’un état de statistiques complet intégrant le volume d’appels traités par son télésecrétariat et un historique de tous les appels (temps entre la 1ère tonalité et le raccroché),
3. Création du planning hebdomadaire (canevas)
En fonction de votre agenda hebdomadaire, nous pourrons générer des ouvertures avec l’attribution de couleurs spécifiques en fonction du type de soin. Chaque soin peut entrer un durée de consultation spécifique et un script de saisie particulier (date de naissance, motif rdv, âge…),
Après la mise en place du canevas, une recopie automatique des créneaux va se dupliquer pour les semaine à venir (sans limite de temps).
4. Prise des instructions
Chaque client étant spécifique, votre permanence téléphonique BELENOS apporte un travail « sûr mesure » :
- Accessibilité du cabinet et sa situation géographique,
- Gestion de l’urgence,
- Visite à domicilie (zone de déploiement, restriction en volume ou en patient..),
- Prise des rendez-vous pour les délégués de laboratoires médicaux,
- Moyens de paiement, CMU, carte vitale, tarification (secteur 1 ou 2),
- Divers…
5. Gestion SDA (ligne téléphonique) et FAX > 3 lignes entrantes simultanées
Contrairement à nos confrères, la limitation des lignes entrants ne s’effectue pas sur notre standard. Ainsi, la limitation des appels entrants (3 appels entrants simultanées et illimité en sortant) s’effectue sur la « propre » ligne de transfert de notre client.
De plus, la ligne téléphonique attribué permet de réceptionner des télécopies (service OFFERT) et le document réceptionné est automatiquement réexpédié sur le (ou les) adresses courriels de votre choix.
6. Mise en place du REPONDEUR
Durant le fermeture du télésecrétariat (de 20h à 8h), un répondeur personnalisé sera activé permettant d’informer votre appelant des horaires d’ouverture de votre télésecrétariat et de l’orienter vers le service urgentiste durant votre absence.
Dès l’activation de ses éléments, votre dossier est officiellement activé et vous pouvez effectuer votre transfert d’appels.
