Vos appels téléphoniques vous dépassent et vous surchargent ? Vous ne pouvez plus vous consacrer proprement à votre cœur de métier ? La permanence téléphonique est la solution.
Un bon accueil téléphonique montre une bonne organisation interne de votre entreprise. Le premier contact est un moment privilégié pour répondre aux exigences permanentes des correspondants. L’accueil téléphonique doit être une priorité pour apporter une assistance, un suivi et une bonne image de votre organisation. Afin de ne rien négliger, la permanence téléphonique est une solution idéale qui saura gérer et organiser ces flux d’informations pour vous.
Une solution complète, personnalisée et très facilement intégrable à votre organisation
Belenos est la permanence téléphonique externalisée idéale. Pensée pour répondre à vos exigences. Nous vous apportons une solution complète, personnalisée et très facilement intégrable à votre organisation. Avec plus de 100 000 appels/mois, nos télésecrétaires spécialisées répondent aux appels des patients/clients et assurent une prise en charge complète des appels. Les opératrices sont garantes d’un accueil téléphonique professionnel de qualité.
La permanence téléphonique permet une organisation de travail fluide tout en conservant un rythme de travail régulier. L’idée est de rester joignable à tout moment de la journée et ainsi de recevoir les appels téléphoniques lors d’une absence ou d’une occupation afin de les gérer sans encombre.
Belenos offre aussi une flexibilité en répondant à vos demandes ponctuelles de permanence téléphonique, à votre besoin d’élargir les plages horaires de votre secrétariat actuel et/ou de remplacer une secrétaire pendant ses congés. Nous sommes un partenaire flexible qui sait s’adapter à vos besoins et votre rythme de travail.
Mettre à votre disposition les outils de communication indispensables pour traiter, contrôler et superviser toutes les requêtes de votre patientèle/clientèle est notre priorité pour vous fournir une prestation complète et sereine.
La permanence téléphonique peut être réalisée de plusieurs manières. Soit en interne où l’accueil physique et téléphonique est assuré par une secrétaire dédiée dans vos locaux. Soit en externe, par des prestataires qui peuvent être un centre d’appel, société spécialisée dans l’accueil téléphonique ou une télésecrétaire indépendante à domicile.
La permanence téléphonique se doit de proposer un accueil de qualité
Une bonne gestion des appels téléphoniques est faite de manière à :
- renseigner les correspondants,
- fournir un accueil personnalisé,
- transférer les appels,
- gérer les agendas,
- identifier la raison des appels,
- laisser un message,
- s’assurer de véhiculer une bonne image
La permanence téléphonique se doit de proposer un accueil de qualité qui nécessite la rédaction d’une charte téléphonique par l’ensemble du personnel en passant par ses dirigeants. C’est une marche à suivre pour diriger toutes communications, elle comporte une série d’étapes à respecter lors d’un entretien téléphonique afin d’orienter de manière professionnelle chaque correspondant. Enfin, cette charte va également donner des indications quant au comportement à avoir lors du déroulement de l’entretien téléphonique et comment diriger cet entretien.
Les avantages de la permanence sont nombreux :
- Les appels téléphoniques en cas d’absence ne sont plus basculés vers un répondeur ou pire laissés sans réponse.
- Les correspondants bénéficient d’un accueil téléphonique humain et disponible offrant une amplitude horaire large. Il est nécessaire de pouvoir offrir un accueil personnalisé, professionnel et souriant.
- Le cœur de métier du responsable de la structure est respecté et n’est plus interrompu.
- Un suivi des consignes d’accueil téléphonique personnalisées pour chaque profession et domaine.
- Une réelle organisation des agendas, des rendez-vous et des suivis.
Toute permanence téléphonique de qualité se doit d’avoir une charte qui sera essentielle au bon déroulement d’une conversation téléphonique. L’accueil personnalisé de l’entreprise, la valorisation de l’image de la société, et la qualité d’un entretien téléphonique sera au cœur d’une bonne relation patient/client.
Belenos deviendra primordial dans vos activités avec une personnalisation et une interactivité de votre agenda en ligne, une mise en place d’un pré-décroché et le choix de votre répondeur avec une messagerie mutualisée. Un superviseur s’assure du respect de vos consignes pour établir une véritable relation de confiance avec vous et servir vos patients/clients selon VOS critères. Gagnez en sérénité avec Belenos et concentrez-vous sur votre métier !