Un service de secrétariat permet d’améliorer la gestion de votre cabinet médical, de votre clinique, voire de votre établissement hospitalier.
Gestion administrative des patients, réception des appels téléphoniques, des prises de rendez-vous, rédaction de comptes rendus médicaux, gestion d’emploi du temps… Le métier de secrétaire s’adapte véritablement aux exigences des professions médicales au travers de cursus dédiés au secteur médico-social. Mais saviez-vous que cette prestation peut aussi se réaliser à distance ?
Un secrétariat médical à distance vous affranchit de plusieurs contraintes sans faire de concessions sur les avantages d’un tel service. Explications.
Secrétaire médical·e à distance : formation et métier
La formation de secrétaire médicale prépare au métier de secrétaire-assistant médico-social ou encore d’assistant médico-administratif. Métier longtemps féminisé, il s’ouvre de plus en plus aux hommes avec notamment l’essor de la formation à distance.
Quelles sont les formations qui permettent de devenir secrétaire médical·e ?
Que vous souhaitiez déléguer des tâches administratives à un secrétaire en présentiel ou à distance, un critère est décisif : sa formation. Le domaine médical est spécifique, centré sur l’humain et la santé. Il est indispensable que tous les représentants de votre cabinet soient qualifiés dans les métiers du médical et du paramédical.
Pour obtenir un poste de secrétaire médical et médico-social, il existe plusieurs possibilités, notamment :
- La formation S2MS gérée par des enseignants de l’Éducation Nationale et des professionnels de santé. À l’issue de ce cursus, l’assistant médical peut aussi bien exercer dans le public que le privé.
- Une VAE (validation des acquis de l’expérience), dans le cadre d’une reconversion par exemple.
Plusieurs titres professionnels et certificats sont délivrés par les centres de formation. On peut citer le certificat médico-social (niveau bac), le FCIL secrétariat médical (niveau bac +1), le DU de technicien de l’information médicale (niveau bac +2) ou encore le FCIL secrétaire assistant médico-administratif (bac +3). Par ailleurs, le Cned propose une préparation aux concours de la fonction publique hospitalière.
Les établissements de préparation aux métiers de secrétaires médicales couvrent généralement des spécialités comme le secrétariat et la communication (accueil des patients, organisation du cabinet médical), l’aspect sanitaire et social (législation médicale, déontologie) ou encore la biologie (initiation aux pratiques médicales, diagnostic). À cela s’ajoutent des thématiques autour de la terminologie du vocabulaire médical ainsi qu’aux modules informatiques (bureautique, module Vodeclic, Hellodoc, etc.).
Quelles sont les compétences indispensables pour vous seconder ?
Le secrétariat médical se distingue du secrétariat classique, car il est indispensable d’avoir des notions médicales pour assister les médecins aussi bien généralistes que spécialistes. On peut citer des qualités comme la discrétion et l’empathie, mais aussi l’importance de respecter le secret professionnel dont les secrétaires sont soumis au même titre que les médecins.
L’assistant ou l’assistante médicale gère l’accueil téléphonique du cabinet. De fait, l’identification des appels urgents est indispensable. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir des connaissances dans les protocoles médicaux et la biologie du corps humain. L’assistant doit pouvoir déterminer s’il peut transférer l’appel au médecin en consultation sous couvert d’urgence médicale. Il doit également pouvoir orienter le patient vers le bon praticien du cabinet ou de la clinique.
Garant du bon fonctionnement du cabinet, le secrétaire médical doit avoir une vue d’ensemble des plannings des médecins. La gestion d’agendas est en effet nécessaire pour répondre convenablement aux demandes des patients et des médecins (prise de rendez-vous, demande d’information, suivi…).
Il doit être en mesure de réaliser des comptes rendus médicaux sur la demande du médecin, en se basant sur des notes ou encore des enregistrements audios. Tout comme il doit être capable de gérer les dossiers médicaux des patients, ce qui est d’autant plus important pour les télésecrétaires qui exercent à distance. L’informatisation des données de façon sécurisée est indispensable.
Assistance médicale à distance : avantages pour les professionnels de santé et de soins
Un assistant ou une assistante médicale s’adresse à tous les professionnels de santé et de soins : milieu hospitalier, cabinet médical, cabinet dentaire, centre de radiologie, cabinet d’ostéopathie, de kinésithérapie, structure médico-sociale… En somme, les praticiens du secteur médical et paramédical peuvent être secondés par des experts afin de se libérer du temps.
Le principal avantage de l’externalisation de votre accueil téléphonique réside dans le gain de temps. Vous menez des consultations sans interruption tout en restant joignable à tout moment. Se libérer du temps, c’est pouvoir optimiser la capacité de votre cabinet à prendre des rdv en une journée. Vous augmentez considérablement le nombre de rendez-vous tout en vous focalisant uniquement sur les soins du patient.
Quelles différences entre un secrétaire classique et télésecrétaire ?
Alors qu’un secrétaire en présentiel nécessite une embauche, un secrétaire à distance permet la sous-traitance de ses services par l’intermédiaire d’une entreprise de télésecrétariat.
La formation entre secrétaire et télésecrétaire est exactement la même. Le secrétaire-assistant est qualifié pour réaliser les mêmes tâches, bien que certaines sont difficilement réalisables à distance. On peut prendre l’exemple de l’accueil des patients, des missions d’archivage ou encore de préparation de la salle de soins.
La solution du télésecrétariat médical reste avantageuse sur de nombreux points :
- Activation d’un service de télésecrétariat médical en quelques heures. Idéal lorsqu’on se retrouve soudainement en sous-effectif face à un pic d’activité ou des congés.
- Exemption des charges patronales et des frais de bureautique (achat de fournitures, espace dédié, logiciels).
Une solution qui demande un investissement plus raisonnable pour bénéficier d’une prestation de qualité.
Selon l’entreprise de secrétariat téléphonique médical avec qui vous collaborez, vous accédez à un niveau de prestation différent. Les formules, les options et les tâches administratives dépendent d’une solution à l’autre.
En complément, il convient de s’assurer que les secrétaires à distance soient bien de formation médicale et que l’entreprise soit 100% française. Plus la prestation sera de qualité, plus l’impact sur la réputation de votre cabinet sera positif.
