Comparatif télésecrétariat médical : comment comparer les offres des permanences téléphoniques ?

Vous êtes un professionnel de santé ou de soins ? Vous cherchez à externaliser l’accueil téléphonique et votre relation patient ? Que vous exerciez dans une clinique, un hôpital ou un cabinet, sous-traiter la gestion de vos appels et de vos RDV répondent aux besoins de toutes les activités médicales.

Seulement, de nombreux centres d’appels sont positionnés sur le marché de la permanence téléphonique et tous ne se valent pas ! Comment comparer les offres des différentes plateformes téléphoniques ? Quels sont les points de vigilance à vérifier et comment identifier vos besoins ?

Retour sur les critères essentiels pour vous aider à choisir la meilleure solution de permanence médicale.

Comparatif permanence médicale : identifier vos besoins

Un service de permanence téléphonique peut aller de la simple gestion de vos appels entrants à la réalisation de tâches administratives. Selon la typologie de votre cabinet (un ou plusieurs médecins), votre spécialité (médecin généraliste ou spécialiste), le nombre d’appels que vous recevez et les tâches que vous réalisez, vous n’aurez pas besoin des mêmes services.

C’est pourquoi il est nécessaire d’identifier vos besoins avant de comparer les différentes offres de télésecrétariat médical. Tout comme il est essentiel de cibler vos exigences :

  • Souhaitez-vous réduire le taux d’absentéisme de vos patients qui oublient trop souvent leur RDV ? Si tel est le cas, votre permanence téléphonique peut vous proposer un service de rappel des rendez-vous. C’est le cas de Belenos avec un service de rappel par SMS ou email.
  • Souhaitez-vous améliorer l’expérience de vos patients en proposant la prise de RDV via internet ? Belenos inclut un outil de prise de rendez-vous (Calendovia) et est partenaire Doctolib.
  • Quelles sont les urgences médicales à vous transférer impérativement ? Les secrétaires à distance doivent s’adapter au mieux à vos conditions.
  • Souhaitez-vous augmenter l’amplitude horaire de votre cabinet ? Toutes les permanences téléphoniques ne proposent pas les mêmes plages horaires. Les secrétaires Belenos sont par exemple disponibles du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h.
  • Avez-vous besoin d’une télésecrétaire en soutien lors de débordement, de congés ou à temps plein ?
  • Avez-vous besoin d’une secrétaire médicale qui gère un ou plusieurs agendas ? En effet, pour limiter les coûts sans perdre en efficacité, votre télésecrétaire peut assister plusieurs médecins au sein d’un même cabinet.

Le conseil Belenos : répertorier les appels que vous recevez dans un tableur sur une période d’un mois par exemple. Vous serez capable d’identifier leur volume et de qualifier leur nature : est-ce des appels de suivi ? Des appels promotionnels ? Des demandes de rendez-vous ? Des demandes d’information ? Vous serez ainsi en mesure de donner des informations précises au centre d’appel qui pourra vous établir un devis personnalisé.

Permanence médicale : quels sont les critères essentiels ?

L’un des premiers critères à vérifier auprès des services de permanence téléphonique est leur spécialité. Il y a une vraie différence entre un centre d’appel généraliste et un télésecrétariat téléphonique dédié aux métiers du secteur médical et paramédical. Si vous souhaitez fidéliser votre patientèle, il est essentiel de faire appel à une entreprise spécialisée dans le médical. C’est le cas de Belenos dont les secrétaires sont toutes formées aux métiers de la santé. Maîtrise du vocabulaire, détecter les urgences médicales, savoir conseiller les patients sont tant de compétences qui doivent compléter l’empathie et le sourire au téléphone.

Dans vos métiers, le secret professionnel est également nécessaire. C’est pourquoi il est essentiel de se reposer sur un partenaire de confiance. Votre télésecrétaire est sans cesse en contact avec des patients aux maladies et symptômes variés, il est impératif qu’elle fasse preuve de professionnalisme et de discrétion.

Par ailleurs, les outils informatiques dont votre secrétaire médicale à accès est un point à vérifier. Ils sont essentiels pour la bonne communication entre le praticien et l’assistante, mais aussi entre le patient et votre cabinet. Prise de RDV en ligne, agenda collaboratif, historique des appels, télétransmission des documents, transfert des appels, outil de confirmation et de rappel des rendez-vous… Plus les outils intégrés seront complets, plus vous gagnerez du temps dans votre activité.

Conseils Belenos : choisir sa permanence médicale

Réel gain de temps pour les praticiens, la permanence téléphonique médicale représente également une réduction des coûts (emploi d’une secrétaire ou d’une assistante, équipement informatique). Les centres d’appels l’ont bien compris et proposent des prix dérisoires. Seulement, le prix le plus bas ne peut garantir un service de qualité.

Certaines plateformes vont proposer un abonnement avec une facturation mensuelle, d’autres avec une facturation à l’appel. Certaines plateformes n’hésiteront pas à sous-traiter des télésecrétaires à l’étranger pour proposer des prix attractifs. Rappelons que l’accueil téléphonique est le premier contact entre votre patient et votre cabinet. Il est par ailleurs essentiel que votre partenaire puisse garantir la protection des données personnelles de vos patients, conforme à la réglementation RGPD.

Le saviez-vous ? Les centres d’appels Belenos sont basés en France. Vous vous adressez à une réelle équipe qui assiste chaque jour des médecins généralistes, des spécialistes (cardiologue, dentiste, pédiatre, etc.), des professionnels de soins (kinésithérapeute, ostéopathe, infirmier libéral) et des cliniques. Par ailleurs, toutes les secrétaires Belenos sont en CDI et sont spécialisées dans l’accueil téléphonique du secteur médical.

Les solutions Belenos sont sans engagement, vous choisissez l’abonnement qui vous convient parmi 4 formules. Vous disposez d’outils pour faciliter le suivi et le flux d’informations entre votre secrétaire et vous. Si vous souhaitez tester l’une de nos formules, vous pouvez demander un essai gratuit pendant 7 jours.