Définition d’une permanence téléphonique médicale : qu’est-ce que c’est et quels avantages pour un cabinet médical ?

Une permanence téléphonique est un service de secrétariat à distance destiné à gérer les appels téléphoniques pour le compte d’entreprises. Par ailleurs, certains services de télésecrétariat se spécialisent dans le secteur médical et paramédical, avec comme objectif d’accompagner plus efficacement les professionnels de santé.

Qu’est-ce qui différencie le télésecrétariat médical d’une permanence classique et à qui s’adresse-t-il ? Disposer d’une permanence téléphonique est-il si avantageux pour un cabinet médical ? Explications.

Définition d’une permanence téléphonique médicale

En principe, une entreprise de permanence téléphonique médicale met à disposition des cabinets, des cliniques ou encore des hôpitaux, des télésecrétaires formé·e·s aux métiers de la santé.

De fait, une solution de permanence téléphonique médicale se démarque d’un télésecrétariat plus transversal, qui peut aussi bien assister des TPE, des PME, des avocats que des professionnels de santé.

Un service de permanence téléphonique médicale peut-être réalisé par un call center 100% français, par des plateformes téléphoniques qui sous-traitent à l’étranger ou par des secrétaires indépendants (secrétaire à domicile).

Les missions varient d’une société à l’autre, mais généralement, ces secrétaires à distances sont à même de gérer les services suivants :

  • Réception des appels entrants.
  • Orienter l’appelant.
  • Qualifier l’appel (appel urgent, suivi de dossier, demande d’informations, démarchage commercial).
  • Gestion d’agendas.
  • Transfert des appels vers le bon praticien.
  • Traitement des appels d’après les indications du médecin (en visite médicale, en consultation, en astreinte, en cas d’urgence, etc.).
  • Réalisation de tâches administratives (courriers, ordonnances, comptes rendus médicaux).

En tant que professionnel de santé ou de soins, vous pouvez externaliser votre accueil téléphonique de façon ponctuelle (débordement, congés) ou en permanence.

Télésecrétariat médical : pour quels professionnels s’adresse-t-il ?

Un télésecrétariat médical s’adresse à l’ensemble des professionnels de santé et de soins. Un ou une secrétaire peut aussi bien assister un seul médecin que plusieurs praticiens au sein d’un même cabinet.

Médecin généraliste, cabinet dentaire, clinique spécialisée, ophtalmologue, psychiatre, pédiatre, cardiologue, infirmier libéral, kinésithérapeute… peu importe la spécialisation ou la structure, l’externalisation de votre standard téléphonique offre de multiples avantages.

Les maisons de santé, les EHPAD et les hôpitaux sont eux aussi concernés par les permanences téléphoniques médicales. En effet, cette solution peut décharger les équipes d’accueil qui peuvent assister les médecins dans les soins des patients.

Externalisation de l’accueil téléphonique : quels avantages pour un médecin ?

Face à la concurrence, il est essentiel de ne manquer aucun appel, que ce soit pour satisfaire un patient actuel ou attirer une nouvelle patientèle. De fait, les services de permanence médicale proposent une amplitude horaire large : du lundi au vendredi par exemple ou du lundi au samedi sur des créneaux adaptés. Certaines vont jusqu’à assurer une prise en charge des appels 24h/24h et 7j/7. Mais concrètement, qu’est-ce qu’une solution de secrétariat médical externalisé peut apporter à un professionnel de santé ou de soins ?

Fidéliser sa patientèle

L’accueil téléphonique est le principal point de contact entre vos patients et vous. C’est pourquoi il est essentiel qu’il soit de qualité. Pour se faire, le secrétaire à distance doit pouvoir répondre à plusieurs exigences : empathie, discrétion, secret médical, identification des urgences médicales, bonne orientation du patient, retranscription de comptes rendus médicaux, etc.

Le secrétaire, qu’il soit en présentiel ou à distance, est également un représentant du cabinet. Il impacte directement votre image, c’est pourquoi plus il sera professionnel, plus il contribuera positivement à votre réputation.

L’externalisation des appels et de la gestion d’agenda permet également de mener les consultations sans interruption (hors appels urgents). Le patient en rendez-vous est plus à l’aise et l’appelant n’est pas irrité par une attente trop longue.

Gagner du temps

Beaucoup de temps ! C’est l’un des principaux avantages d’un standard téléphonique externalisé. Vous ne perdez plus de temps à répondre au téléphone, ce qui vous libère considérablement des créneaux pour effectuer vos visites et vos consultations.

L’installation est elle aussi rapide, puisqu’en quelques heures vous pouvez bénéficier d’un répondeur et d’un pré-décroché personnalisés ainsi que de l’activation de votre accueil téléphonique. Vous transmettez vos instructions afin que votre secrétaire s’adapte à vos exigences. Une simple connexion Internet suffit pour pouvoir bénéficier d’une solution de permanence téléphonique.

Réaliser des économies

L’externalisation de l’accueil téléphonique représente un avantage économique de poids. Ce service vous exempte d’une embauche, des charges patronales, mais aussi des frais d’équipement (achat d’ordinateur, de mobiliers, de scanner, etc.).

Pour les cabinets et les cliniques qui disposent déjà d’une équipe d’accueil, sous-traiter auprès d’une entreprise de télésecrétariat médical reste également économique. En cas de surcharge, un télésecrétaire vient en soutien de vos collaboratrices et collaborateurs en charge du standard.

Certaines plateformes téléphoniques offrent plus de flexibilité en proposant des forfaits sans abonnement, ce qui vous permet de souscrire sans contrainte. Cependant, il reste essentiel de bien se renseigner sur l’expertise des télésecrétaires en amont afin de se tourner vers un partenaire de confiance.

Augmenter son chiffre d’affaires

Au-delà des économies liées à l’infrastructure et au fonctionnement du cabinet, une permanence téléphonique médicale participe au CA de votre activité. Comment ? En augmentant votre capacité de rendez-vous.

Vous gagnez du temps en externalisant votre accueil téléphonique tout en ne manquant aucun appel important. Vous optimisez ainsi les prises de rendez-vous en confiant les appels et la gestion d’agenda à une équipe de secrétaires à distance compétente.