Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?

En cabinet médical, en clinique ou en hôpital, l’essor des services de télésecrétariat démontre bien l’intérêt des professionnels de santé et de soins pour ce type de prestation.

Garant de votre relation patient, un secrétariat médical, dès lors qu’il est de bonne qualité, participe activement à la gestion de votre activité. Mais quelle est la solution la plus avantageuse pour vous ? Vaut-il mieux internaliser votre secrétariat médical ou opter pour l’externalisation de votre accueil téléphonique ? Comment choisir la solution la plus adaptée ? Pouvez-vous vous appuyer sur des logiciels pour optimiser vos appels médicaux ainsi que vos prises de rendez-vous ?

Astuces et conseils par Belenos, solution spécialisée dans la permanence téléphonique des professionnels du médical et du paramédical.

Pourquoi l’accueil téléphonique est si important pour votre cabinet médical ?

L’accueil téléphonique de vos patients est essentiel pour tous professionnels de santé et de soins. Il se doit d’être de qualité dans une optique de fidélisation, d’image et d’acquisition client lorsqu’un patient souhaite prendre rendez-vous pour la première fois. Vous gagnez aussi du temps, beaucoup de temps ! Le temps que vous ne passez pas à gérer vos appels, vous pouvez le consacrer aux soins des patients et à la prise de nouvelles consultations.

Ainsi, plusieurs solutions peuvent vous aider à gérer votre accueil téléphonique médical :

  • Les plateformes et logiciels médicaux.
  • Les permanences téléphoniques médicales.
  • Un standard téléphonique en recrutant du personnel.

D’après vos besoins et les investissements financiers que vous êtes prêt à allouer dans l’amélioration de votre accueil téléphonique, votre choix se portera vers l’un ou l’autre service.

Quelles solutions pour vous aider à gérer vos appels médicaux ?

Les atouts du standard téléphonique

Recruter un ou plusieurs assistants pour vous accompagner dans la gestion de votre activité médicale représente un avantage certain. Bien au-delà de la gestion des appels médicaux, vos assistants ou secrétaires peuvent gérer le standard téléphonique, l’accueil physique des patients ainsi que l’archivage et la préparation des salles de soins.

Seulement, cette option représente un investissement considérable : charges patronales, frais de logistique (bureau, fournitures), achat d’outils (CRM, agenda partagé, etc.).

L’externalisation de votre accueil téléphonique

Externaliser votre accueil téléphonique par une permanence dédiée aux médecins est une alternative avantageuse pour plusieurs raisons : vous restez joignable à tout moment, profitez d’un standard téléphonique de qualité et limitez vos coûts. Les secrétaires à distance disposent d’ores et déjà de tous les outils nécessaires à la prise en charge par téléphone de votre patientèle. Une connexion Internet suffit, la mise en service s’effectue en quelques heures.

Des solutions de télésecrétariat médical comme Belenos vous proposent de nombreux services annexes pour bénéficier d’une permanence professionnelle : filtrage des appels, identification des urgences médicales, transfert d’appels vers une seconde ligne, relance des RDV par SMS, accès à un service de téléconsultation médicale, réception des appels entrants du lundi au samedi, etc.

Les avantages des plateformes de prise de RDV ligne

Enfin, les plateformes de rendez-vous via Internet comme Doctolib et Maiia répondent à une partie de votre patientèle qui souhaitent obtenir en rendez-vous en ligne rapidement. Elles représentent elles aussi un gain de temps en disposant des renseignements patients indiqués sur la plateforme, d’un agenda en ligne et parfois d’un système de facturation.

Pratique, cette solution ne supplante cependant pas à un service de permanence téléphonique. Elle s’adresse à un segment de votre patientèle et ne peut pas répondre aux patients qui ne sont pas à l’aise avec Internet ou qui n’utilisent pas les annuaires de réservation.

Bon à savoir : la solution Belenos inclut la gestion de vos rendez-vous sur les plateformes Doctolib et Maiia. Nos télésecrétaires peuvent également accompagner les appelants à la téléconsultation médicale (solution Maiia et MaQuestionMédicale).

Comment gérer vos prises de rendez-vous ?

En ce qui concerne la prise de rendez-vous, là encore, on serait tenté d’opposer plusieurs solutions. Elles sont pourtant toutes complémentaires !

L’externalisation de votre accueil téléphonique répond évidemment à l’optimisation de vos prises de rendez-vous, aussi bien par téléphone qu’en ligne. Étant donné qu’un télésecrétariat intercepte tous les appels entrants de votre cabinet, le secrétaire à distance sera disposé à orienter l’appelant, peu importe le motif de l’appel : demande de rendez-vous, de visite médicale, d’information, de résultats d’examen et évidemment, traiter les appels urgents.

Si les urgences médicales ne peuvent pas être gérées par des outils comme les annuaires en ligne, votre télésecrétaire peut tout à fait utiliser ces plateformes pour centraliser toutes vos demandes de rendez-vous.

Ainsi, en plus de la gestion de vos appels et des prises de rendez-vous, un télésecrétariat médical peut vous assister :

  • Dans la gestion d’agendas : les demandes de RDV, de visites médicales et d’assistance par téléphone pour le compte d’un ou de plusieurs médecins au sein d’un cabinet.
  • Dans l’identification des urgences médicales d’après vos consignes.
  • Dans les relances de rendez-vous pour réduire les oublis.
  • Dans la fidélisation de vos patients : pré décroché rapide, empathie, secret médical, bonne orientation.
  • Dans la relation patient : vous restez joignable constamment et limitez les interruptions de consultation souvent irritantes pour le patient en présentiel.
  • Dans la réalisation de tâches administratives : envoi et réception de fax, retranscription de comptes rendus médicaux d’après vos notes et vos audios.

Un télésecrétariat médical peut intervenir aussi bien en permanence qu’en soutien de vos équipes de façon ponctuelle (débordement, congés, jours fériés).