Recrutement télésecrétariat médical : vaut-il mieux embaucher ou externaliser ?

Vous cherchez une assistance médicale pour optimiser la gestion de votre cabinet ou de votre clinique ? Réception des appels téléphoniques, gestion d’agendas, rédaction de comptes rendus médicaux… disposer d’un accueil téléphonique facilite grandement la prise en charge administrative de vos patients.

Deux solutions s’offrent à vous : l’embauche d’un secrétaire ou l’accueil téléphonique externalisé.

Là où des praticiens choisissent d’embaucher une équipe de secrétaires médicales ou encore un assistant, d’autres professionnels choisissent la solution du télésecrétariat. Retour sur ces deux types de secrétariat pour déterminer le format qui vous correspond le plus.

Pourquoi recruter un assistant médical ou externaliser votre accueil téléphonique ?

Disposer d’une équipe d’accueil, que ce soit en sous-traitance ou au travers d’embauches, présente de nombreux avantages : gain de temps, consultations sans interruption, amélioration des délais de prise de rendez-vous et plus encore.

À qui s’adresse l’embauche d’un secrétaire médical ?

Pour commencer, un secrétariat médical est un service qui s’adresse à tous les professionnels de santé et de soins. Cliniques, cabinets médicaux, maisons de santé, EHPAD ou encore hôpitaux.

À titre d’exemple, un service hospitalier qui dispose de télésecrétaires pour gérer le standard téléphonique permet au personnel soignant d’assister convenablement les médecins.

Quels avantages pour votre clinique ou votre cabinet médical ?

En recrutant un secrétaire médical ou en externalisant votre accueil téléphonique, vous vous libérez du temps pour le consacrer à un plus grand nombre de patients. En complément, les délais de prise de rendez-vous sont réduits pour votre patientèle, leur permettant une prise en charge plus rapide.

Que vous soyez médecin généraliste ou spécialiste, professionnel du secteur médical ou paramédical, vous confiez votre principal point de contact à des secrétaires formé·e·s aux métiers de la santé. Vous fidélisez votre patientèle, augmentez votre nombre de rendez-vous et améliorez l’image de votre établissement.

Secrétariat médical : quelles missions déléguer ?

La plupart des médecins qui disposent d’un secrétaire médical en présentiel délèguent la gestion des appels, l’accueil physique des patients, la prise de rendez-vous et l’archivage des documents. Pour autant, le métier de secrétaire et les missions d’un télésecrétaire peuvent s’étendre à d’autres tâches : gestion de planning, relance des rdv, accompagnement du patient à la téléconsultation médicale et réalisation de tâches administratives (courriers, fax, saisie de comptes rendus médicaux).

En outre, que ce soit en présentiel ou à distance, il est essentiel que le secrétaire sache identifier les urgences médicales.

De quelle formation le secrétaire doit-il justifier ?

Pour devenir secrétaire-assistant médico-social dans le public et le privé, des centres de formation à distance proposent des certifications. On parle souvent de certifications professionnelles.

Le minimum demandé avant d’intégrer ce cursus est le niveau bac, bac-pro gestion administration ou encore bac techno. Certaines formations acceptent des personnes sans ces diplômes avec une expérience professionnelle (en reconversion par exemple).

Ces études permettent d’intégrer tout établissement de santé (cabinet, clinique, service hospitalier, etc.). Des établissements comme le Cned proposent des préparations à distance aux concours de la fonction publique hospitalière ainsi qu’une formation certifiée secrétaire médical·e.

Le métier de secrétaire exige une formation précise pour intégrer les terminologies médicales, essentielles pour distinguer un appel urgent d’un appel de suivi et mieux collaborer avec les praticiens.

D’autres impératifs comme la discrétion et le respect du secret médical s’ajoutent à une formation de secrétaire classique. L’assistant médical traite toute la journée avec des appelants qui souhaitent une prise en charge rapide, être rassuré et qui sont parfois en condition de stress. L’empathie, le sourire au téléphone et la patience sont alors indispensables.

Recrutement : qu’est-ce qui distingue un secrétaire d’un télésecrétaire médical ?

Différences entre un secrétariat et un télésecrétariat

Entre un télésecrétaire et un secrétaire en présentiel, la formation de secrétaire médicale est exactement la même. Ainsi, les missions sont similaires ! Quelques exceptions toutefois, puisque certaines tâches ne se prêtent pas au distanciel, comme l’accueil physique des patients, l’archivage des documents ou encore l’envoi de courriers.

Autre différence : la mise à disposition d’outils sécurisés. Le télésecrétariat étant une prestation à distance, certaines entreprises développent des outils pour assurer la qualité de leurs services. Ils ont pour objectif de faciliter la collaboration entre médecins et secrétaires. On peut citer l’agenda partagé, la plateforme de prise de rendez-vous en ligne, les applications mobiles ou encore des systèmes de messagerie.

Selon le sous-traitant et son expertise, les télésecrétaires sont capables de s’adapter aux outils déjà mis en place dans votre cabinet.

Emploi ou sous-traitance : avantages et inconvénients

Le principal avantage de l’externalisation de votre standard téléphonique et de vous exempter de toutes les charges liées à une embauche. Charges patronales, gestion salariale, frais de logistique (bureautique, fournitures, outils informatiques)… Un attrait financier qui vous permet de profiter d’un accueil professionnel tout en réduisant vos coûts.

À contrario, on reproche aux solutions de téléscrétariat médicale de ne pas pouvoir orienter correctement l’appelant sur la localisation du cabinet. C’est la raison pour laquelle il est essentiel d’être précis avec votre télésecrétaire afin qu’il puisse communiquer clairement l’emplacement de votre établissement.

Côté embauche, l’emploi d’un assistant ou d’une assistante médicale représente en moyenne 10 à 15% des recettes brutes du médecin. On estime à 5% l’effort financier alloué à la sous-traitance de l’accueil par un télésecrétariat médical.

Le saviez-vous ? Le projet de loi relatif à la transformation du système de santé prévoit des aides à l’embauche d’un assistant médical (arrêté du 14 août 2019). Le médecin doit s’engager sur l’augmentation de sa patientèle et le montant de l’aide dépend de plusieurs critères indiqués sur le site ameli.fr.