Télésecrétariat médical indépendant vs permanence téléphonique : quelle solution choisir ?

Si vous êtes un professionnel de santé ou de soins et que vous cherchez à externaliser votre accueil téléphonique, plusieurs solutions s’offrent à vous. On peut citer les télésecrétaires indépendants, les entreprises spécialisées dans le télésecrétariat de façon globale ou les sociétés experte en permanence téléphonique médicale. Un choix qui n’est pas forcément évident selon vos attentes, le volume d’appels que vous réceptionnez et les tâches administratives que vous souhaitez déléguer.

Belenos, solution experte en secrétariat médical à distance, revient sur le télésecrétariat indépendant à domicile et les avantages d’une permanence téléphonique. Objectif ? Soucrire au service qui répond aux besoins exactes de votre cabinet médical.

Télésecrétariat médical à domicile indépendant : quelles différences avec une permanence téléphonique ?

Quelles sont les compétences d’une télésecrétaire médicale ?

De façon générale, les télésecrétaires médicales disposent de la même formation qu’une secrétaire traditionnelle formée aux métiers de la santé. Elles sont compétentes dans de nombreuses tâches pour assurer l’accueil téléphonique de votre cabinet médical, de votre clinique ou encore du service d’accueil de votre hôpital. À savoir :

  • La réception des appels entrants.
  • La gestion d’un ou de plusieurs agendas (planning, prise de rendez-vous).
  • La retranscription de comptes rendus médicaux, d’ordonnances et de courriers.
  • L’orientation du patient vers le bon professionnel dans le cadre d’un cabinet avec plusieurs médecins (généralistes ou spécialistes).
  • Le filtrage des appels (détection des urgences médicales) ainsi que la prise des messages..
  • La capacité à informer et à rassurer l’appelant.
  • L’aptitude à faire preuve de discrétion (respect du secret professionnel).

Un assistanat qui s’avère vite indispensable pour un médecin (généraliste ou spécialiste), un cabinet médical, une clinique, un hôpital et tout autre profession libérale.

Quelles différences avec une entreprise de permanence téléphonique médicale ?

Ce qui va principalement différencier une télésecrétaire indépendante à domicile d’une entreprise qui dispose d’une équipe de télésecrétaires, est sa réactivité et sa capacité à gérer un certain nombre de tâches. Selon le nombre d’appels que vous réceptionnez, une seule secrétaire à distance peut avoir des difficultés à gérer l’ensemble de vos appels.

Sachez également qu’étant à son compte (statut auto-entrepreneur), rien ne garantit qu’une télésecrétaire indépendante à domicile ait en effet suivi une formation médicale. Renseignez-vous sur les qualifications de la secrétaire avant de souscrire à une offre de permanence téléphonique.

Le conseil Belenos : en choisissant une entreprise spécialisée dans la permanence téléphonique, assurez-vous qu’elle soit bien experte dans le médical. De nombreux call center proposent une expertise globale qui sera moins adaptée aux métiers du médical et du paramédical. Or, l’accueil téléphonique est le premier contact entre votre patientèle et vous, il en va de l’image de votre cabinet. C’est le cas des télésecrétaires Belenos qui sont formées pour analyser les demandes médicales, les comprendre et faire preuve de discrétion.

Comment choisir la solution la plus adaptée à votre cabinet médical ?

Une prestation de télésecrétariat médical peut être standard comme elle peut être sur-mesure. Plus vous vous dirigerez vers un service complet, plus vous serez à même de sélectionner précisément les tâches que vous souhaitez déléguer.

Télésecrétariat médical : quels sont les services proposés ?

Privilégiez une permanence téléphonique dédiée uniquement au médical et au paramédical assurant la gestion d’agendas, la gestion des appels entrants, mais qui est aussi en mesure de réaliser des tâches administratives. On peut citer le rappel des rendez-vous par sms, la retranscription de comptes rendus médicaux, la prise de messages ou encore le transfert des appels vers une seconde ligne.

L’accès à des outils sécurisés est également un avantage certain pour vous faciliter la collaboration entre votre équipe d’accueil et vous-même. En complément, cela vous évite de souscrire à des logiciels supplémentaires tels que la téléconsultation médicale, les outils ERP ou encore la prise de rendez-vous par Internet.

Gestion de votre activité médicale : comment cibler vos besoins ?

Vous pouvez commencer par lister les tâches liées à la gestion téléphonique et administrative de vos patients. Ciblez ensuite celles que vous souhaitez externaliser auprès d’un service de secrétariat pour leur présenter des besoins concrets.

Vous pouvez également indiquer votre volume d’appels mensuels. Si vous n’êtes pas en capacité de communiquer ce chiffre, Belenos vous propose un essai gratuit à la solution pendant 7 jours afin de déterminer le nombre d’appels reçus et les tâches essentielles à la gestion de votre cabinet. Cela permettra, entre autres, de vous conseiller le forfait au plus proche de vos besoins.

Bon à savoir : l’externalisation de votre accueil téléphonique sera bien plus performante en souscrivant auprès d’une entreprise française. Certaines permanences sous-traitent leurs prestations auprès de plateformes délocalisées pour réduire les coûts. Les ressources sont certes bon marché, mais la qualité du service n’est pas assurée. Or, votre standard téléphonique doit être de qualité pour fidéliser votre patientèle et identifier les urgences médicales. Renseignez-vous sur la fiabilité et le sérieux de la plateforme téléphonique avant toute souscription.

Télésecrétariat médical Belenos : quels avantages pour un cabinet ?

Belenos est une solution de permanence téléphonique française uniquement dédiée aux professionnels de santé et de soins. L’entreprise recrute exclusivement des secrétaires de formation médicale, encadré(e)s par des superviseurs pour renforcer la qualité des prestations.

Solution modulable, vous pouvez souscrire aux options et aux outils qui vous sont essentiels à n’importe quel moment (téléconsultation médicale, rappel des rdv par sms, etc.). Sans engagement, la facturation s’adapte en fonction de votre consommation.

4 niveaux de services ont été développés pour répondre aux différentes capacités des cabinets médicaux :

  • Découverte : plafond de 100 à 150 appels par mois, votre secrétaire gère un agenda en ligne et vous disposez d’1 accès à l’espace Belenos. Vous profitez également d’un accès à l’outil de prise de rdv en ligne.
  • Confort : plafond de 300 à 550 appels par mois, accès à 1 agenda partagé, 2 accès à l’espace Belenos, confirmation des rdv par e-mail, synchronisation Google Agenda, transfert des appels vers une seconde ligne, envoi de fax, transfert vers GSM, accès à l’outil de prise de rdv par Internet.
  • Sérénité : accès aux mêmes services que la formule Confort avec en complément, un plafond de 550 à 800 appels par mois, 3 accès à l’espace Belenos, ainsi que le rappel des rdv par sms (réduction du taux d’absentéisme).
  • Sérénité + : accès aux mêmes services que Sérénité avec la gestion de plusieurs agendas par votre secrétaire, ainsi que la gestion de plus de 800 appels par mois.

En permanence ou en débordement, vous pouvez faire appel à nos équipes qualifiées en secrétariat médical pour renforcer votre accueil téléphonique ou le remplacer.