Plusieurs solutions sont à destination des praticiens. Secrétariat, télésecrétariat, annuaire de réservation en ligne, logiciels médicaux… Si tous ces services présentent des avantages pour les professions du médical et du paramédical, votre choix va surtout dépendre de vos besoins.
Comment savoir vers quelle solution se tourner pour optimiser vos prises de rendez-vous ? Vaut-il mieux privilégier les plateformes de RDV ou un service de permanence téléphonique médical ?
Cabinet et clinique médicale : pourquoi optimiser la prise de RDV ?
La prise de rendez-vous par Internet et/ou un service de secrétariat à distance participe activement à la gestion de votre cabinet ou de votre clinique médicale.
1/3 des appels entrants d’un cabinet médical concerne la prise de rendez-vous ! En tant que professionnel de santé, c’est autant de temps que vous ne consacrez pas aux soins des patients.
Chercher des solutions pour vous décharger de la prise de rendez-vous représente des avantages en tout point de vue : vous gagnez du temps pour vous concentrer sur votre métier, mais c’est aussi du temps que vous pouvez consacrer à la prise de nouveaux patients. Il y a donc un réel enjeu financier, en souscrivant à des solutions abordables qui vous permettent d’augmenter votre chiffre d’affaires.
À qui s’adressent ces solutions médicales ?
Médecine générale, médecine spécialiste, professions du paramédical… tous les professionnels de santé et de soins peuvent souscrire à ces solutions pour optimiser la gestion de leur activité médicale.
Dans tous les cas, privilégiez toujours des services dédiés uniquement au médical pour bénéficier d’un service de qualité. Des solutions comme Belenos, Doctolib, Maiia ou encore MaQuestionMédicale ont l’avantage d’avoir été développées pour les professionnels de santé, avec des professionnels de santé.
Prise de RDV pour médecin : les annuaires de réservation en ligne
De nombreux professionnels sont inscrits sur les plateformes de rendez-vous médicaux en ligne autour de différentes spécialisations : médecin-traitant, ostéopathe, kinésithérapeute, ophtalmologue, obstétricien, gynécologue, dermatologue, chirurgien-dentiste, etc.
La prise de rendez-vous rapide par Internet offre un confort tant pour le médecin que pour le patient. Quelques clics suffisent pour vous inscrire et disposer de votre espace en ligne.
Côté patient, il peut avoir accès à l’historique de ses consultations, prendre connaissance des fiches médecins (biographie, spécialités, honoraires), ainsi qu’à la modification ou à l’annulation d’un rendez-vous.
En règle générale, ces solutions vous permettent :
- D’offrir la possibilité à votre patientèle de choisir le mode de rendez-vous qu’il favorise.
- De disposer des informations clients d’après les renseignements indiqués sur la plateforme de rendez-vous.
- De réduire les interruptions en pleine consultation médicale.
- De réduire les oublis de rendez-vous grâce au rappel par sms proposé par certaines plateformes.
- D’accéder à des services annexes comme la téléconsultation médicale ou encore l’agenda dématérialisé.
À noter toutefois que les annuaires en ligne ne répondent qu’à une seule partie de votre patientèle. Les patients qui ne sont pas à l’aise avec le numérique ou qui ne sont simplement pas des utilisateurs d’annuaires en ligne ne passeront pas par ce canal de contact. Cela vous permet surtout de leur faciliter la prise de rendez-vous, mais cela ne peut en aucun cas remplacer les prises de rendez-vous par téléphone. C’est la raison pour laquelle on parle plutôt de complémentarité entre télésecrétariat médical et plateforme de prise de rendez-vous ! Ces deux solutions vous permettent d’offrir plusieurs options à vos patients.
Conseil d’expert : de nombreuses solutions sont présentent sur le marché. Que ce soit des plateformes de prises de rendez-vous ou des logiciels de télésecrétariat, assurez-vous que le stockage des données de santé soit réalisé auprès d’infrastructures certifiées HDS (Hébergeurs de Données de Santé ). En complément, les informations recueillies doivent être confidentielles et protégées selon la loi informatique et libertés, mais aussi selon le code de la santé publique et le règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD). Tout comme vous, les outils digitaux liés au secteur de la santé doivent respecter rigoureusement la législation autour des données de vos patients.
Télésecrétariat médical : prise de RDV et relation patient
Les permanences téléphoniques médicales sont assurées par des secrétaires à distance. De formation médicale, les secrétaires sont formé·e·s à la gestion administrative des patients par téléphone. Leurs missions vont alors au-delà de la prise de rendez-vous : demande de visites médicales, orientation du patient par téléphone, administratif, envoi et réception de fax, retranscription de comptes rendus médicaux… Évidemment, les services vont varier d’une plateforme téléphonique à l’autre, mais des solutions comme Belenos ont l’avantage de vous proposer une approche sur-mesure en personnalisant les tâches que vous souhaitez déléguer.
Vos secrétaires à distance peuvent aussi bien intervenir en permanence, par exemple sur des plages horaires du lundi au vendredi ou encore du lundi au samedi, tout comme elles peuvent intervenir ponctuellement. En effet, des médecins font le choix de souscrire à un service de télésecrétariat médical ponctuellement pour venir en aide à leur secrétariat interne en cas de débordement, de congés ou les jours fériés.
En définitive, voici ce que peut vous apporter une permanence téléphonique dédiée au domaine médical :
- Vous restez joignable à tout moment au travers de l’externalisation de votre accueil téléphonique.
- Votre secrétariat téléphonique répond à tous les appels entrants : demande de rendez-vous et de visites à domicile, de suivi (examens, soutien moral), de démarchage, etc.
- Votre télésecrétaire identifie les urgences médicales et transfert les appels d’après vos consignes.
- Vous réduisez au maximum les interruptions de consultation.
- Vous bénéficiez d’un accueil personnalisé de qualité pour améliorer la satisfaction de vos patients et soigner l’image de votre cabinet.
- Vous fidélisez votre patientèle et augmentez votre capacité de prise de rendez-vous.
- D’après la solution de télésecrétariat médical, vous disposez de services annexes : application mobile, messagerie unifiée, confirmation des rendez-vous par e-mail, rappel par sms, etc.
- Vous réduisez le taux d’absentéisme de votre cabinet grâce au rappel des rendez-vous par sms proposé par certaines plateformes.
- Vous accédez à des services annexes comme la facturation, la téléconsultation médicale ou encore l’agenda partagé.
Le saviez-vous ? Belenos est partenaire Doctolib, Maiia et MaQuestionMédicale. Ainsi, nos télésecrétaires gèrent l’accompagnement du patient à la téléconsultation médicale et accèdent à vos outils de plateformes de rendez-vous afin de gérer intégralement votre planning.
