Comment fluidifier l’agenda médecin et la prise de rendez-vous médicaux ?

L’agenda pour médecin, un outil indispensable pour tout professionnel de santé que vous soyez médecin traitant, médecin spécialiste ou professionnel du paramédical. L’agenda a su évoluer au travers de la prise de rendez-vous en ligne, mais aussi via le partage des plannings entre praticiens d’un même cabinet médical. Utile, donc, mais pour en tirer tous les avantages, certaines astuces permettent d’en avoir une utilisation plus optimale pour la gestion de votre activité médicale.

Jusqu’à quel point l’agenda partagé en ligne pour médecin est-il profitable pour la gestion de votre cabinet ? Y a-t-il une façon d’optimiser son utilisation et de gagner plus de temps dans la gestion de vos rendez-vous médicaux ?

Agenda médecin : les avantages de l’agenda et la prise de rendez-vous patient en ligne

L’agenda en ligne prend de plus en plus le pas sur l’agenda papier. En plus de simplifier le quotidien des professionnels de santé, il simplifie la prise de rendez-vous côté patients.

La simplification de vos prises de rendez-vous

Selon la solution choisie, l’agenda en ligne se synchronise avec l’agenda médecin dont vous disposez. Vous accédez rapidement à la visualisation de vos rendez-vous, leur report, voire leur annulation si le patient vous en notifie.

Cela vous permet considérablement d’alléger l’organisation liée à la gestion de vos rendez-vous. Cependant, il convient de se tourner vers une solution simple d’utilisation puisque certains outils peuvent se montrer rapidement lourds à l’usage.

Le gain de temps dans la réalisation de vos tâches

Pour vous et/ou vos secrétaires, bénéficier d’un agenda pour médecin représente une réduction des appels téléphoniques liés à la prise RDV. Car oui, pour un praticien comme pour ses secrétaires, répondre au téléphone, effectuer des relances, gérer les annulations ou les modifications de rendez-vous prend du temps. Autant de temps qui peut être réduit grâce à la prise de rendez-vous en ligne.

L’évolution des usages

L’agenda médical avec la prise de rendez-vous en ligne répond à une partie de votre patientèle qui désire prendre rendez-vous par Internet. Vous leur facilitez la démarche avec notamment la possibilité de prendre RDV 24h/24, 7j/7.

Agenda médecin : jusqu’à quel point est-il efficace dans la gestion de vos rendez-vous médicaux ?

La plupart du temps, ce sont des secrétaires ou des assistants médicaux qui ont la main sur les outils organisationnels du cabinet. Mais un praticien qui exerce seul peut très bien utiliser un agenda en ligne pour limiter les appels téléphoniques liés à la prise de rendez-vous.

Il est cependant essentiel de noter que l’agenda en ligne ne supplante pas les appels, cela facilite la prise de rendez-vous pour une catégorie de patients, mais tous n’utilisent pas les plateformes de prise de rendez-vous par Internet. Pour des questions d’aisance avec le numérique ou tout simplement d’habitude, une majeure partie continuera d’emprunter la voie téléphonique.

Conseil d’expert : 1/3 des appels d’un cabinet de médecine généraliste concerne la prise de rendez-vous. L’autre tiers concerne le suivi des patients (demande d’informations, résultats d’examen) et le dernier tiers des demandes administratives (ordonnances, fiches de soin). Pour les cabinets médicaux, si l’usage d’un agenda pour médecin est de l’ordre du pratique, bénéficier d’un secrétariat téléphonique en interne ou d’une permanence téléphonique médicale externalisée relève presque de l’ordre du capital. Fidélisation de la patientèle, gain de temps considérable pour les professionnels de santé et de soins, augmentation des prises de rendez-vous… Médecins généralistes, chirurgiens-dentistes, dermatologues, ostéopathes, kinésithérapeutes, radiologues, ophtalmologues, tous tirent de nombreux avantages dans la mise en place d’un secrétariat téléphonique médical.

À l’instar d’un secrétariat, l’agenda ne vous sera d’aucun secours pour détecter les urgences médicales ou pour fidéliser votre patientèle. Cela reste un bon outil pour limiter le nombre d’appels exclusivement liés aux demandes de rendez-vous et pour gagner du temps dans la gestion de vos plannings de consultations.

Quelles autres solutions pour optimiser votre activité médicale ?

Des solutions comme Belenos se spécialisent dans la permanence téléphonique médicale. Vous externalisez la gestion de votre agenda et de vos appels téléphoniques pour bénéficier d’une assistance sur la gestion administrative de vos patients par téléphone.

L’externalisation de votre accueil téléphonique par les équipes Belenos vous donne accès à un agenda en ligne pour permettre la prise de rendez-vous par Internet aux patients. Mais pas seulement ! Vous bénéficiez en complément d’un agenda collaboratif entre votre secrétaire à distance et vous, pour avoir accès en temps réel à vos consultations et à vos visites médicales. Vous pouvez mener vos consultations sans interruption, vous concentrer sur les soins aux patients, et ce, tout en restant joignable par téléphone.

Pour aller plus loin, les services du télésecrétariat médical Belenos vont jusqu’à :

  • Assurer la gestion continue de vos appels téléphoniques sur les créneaux propices aux appels : du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h.
  • Permettre l’accès aux outils 7j/7 et 24h/24 (agenda partagé, plateforme de prise de rdv, messagerie unifiée, application mobile).
  • Avoir accès à un service de téléconsultation médicale avec télépaiement et télétransmission des feuilles de soins.
  • Collaborer avec des télésecrétaires de formation médicale, situé·e·s dans nos locaux à Strasbourg et Saint-Dié-les-Vosges.
  • Assurer le filtrage des appels, l’identification des urgences médicales et le développement de votre patientèle .
  • Réaliser des tâches administratives : confirmation et relance des rendez-vous, rédaction de comptes-rendus médicaux, prise de messages, etc.

Le secrétariat téléphonique Belenos peut intervenir en permanence ou en soutien à vos équipes d’accueil pour libérer vos secrétaires des appels téléphoniques. C’est la solution la plus efficace pour optimiser votre agenda ainsi que la prise des rendez-vous médicaux.

Vous utilisez Doctolib ? Nos télésecrétaires s’adaptent à vos outils de prise de rendez-vous et d’ERP. Belenos est partenaire Doctolib, ce qui a l’avantage de confier votre accueil téléphonique à des secrétaires à distance habitué·e·s à l’usage de ces plateformes pour gérer vos rendez-vous.