Médecin : comment améliorer l’organisation de votre cabinet médical ?

Professionnels du médical et du paramédical, la gestion d’un cabinet, d’une clinique ou d’un service hospitalier demande de vous intéresser aussi bien à la qualité des soins qu’à l’organisation de votre établissement. Une étude de la DREES réalisée en 2019 révèle qu’un médecin généraliste passe en moyenne 5h30 par semaine sur la réalisation de tâches de gestion et de coordination. Autant de temps qui empêche un praticien de mener ses consultations, ses visites à domicile, en somme, de se concentrer sur les soins de sa patientèle.

Heureusement, de nombreux services et outils organisationnels permettent aujourd’hui de vous faire gagner du temps.

Organisation cabinet médical : la question cruciale de la maîtrise des coûts

Tous les cabinets médicaux, que ce soit en étape de lancement ou de développement, cherchent à maîtriser leurs coûts. Cela peut aussi bien passer par la souscription à des outils de gestion, qu’un abonnement à un service de permanence téléphonique pour externaliser votre standard. Maîtriser les frais de votre cabinet concerne également les coûts liés à vos déplacements ainsi qu’à votre infrastructure. Voici quelques services efficaces dans la gestion des coûts de votre activité médicale.

L’externalisation de votre accueil téléphonique

La souscription à un service de permanence téléphonique médicale répond à un double enjeu : limiter les coûts liés à la gestion administrative de votre patientèle par téléphone, mais aussi liés aux frais d’infrastructure.

Un télésecrétariat médical convient à tous les professionnels de santé et de soins : médecins généralistes, spécialistes, chirurgiens dentistes, kinésithérapeutes, ostéopathes, services hospitaliers, etc. Une secrétaire à distance peut aussi bien intervenir à temps plein qu’en soutien à vos assistants en période de débordement. C’est une solution simple de mise en place et plus accessible que l’embauche d’un secrétaire. Souvent sans abonnement, la facturation se fait généralement à l’appel et/ou à la tâche.

À comparaison égale, un secrétaire médico-social ou médical en présentiel va pouvoir gérer les courriers, l’accueil des patients (salle d’attente, enregistrement), la préparation de la salle des soins ainsi que des tâches d’archivage. Le secrétaire à distance pourra quant à lui gérer la réception des appels entrants, la gestion des prises de rendez-vous, l’identification des urgences médicales, la gestion d’agenda, les relances de rendez-vous, etc. Des solutions comme Belenos vous proposent en complément :

  • Des outils sécurisés tels que l’agenda collaboratif, la prise de rendez-vous par Internet, la téléconsultation, la messagerie unifiée, l’application mobile.
  • Des services annexes afin de réaliser des tâches administratives comme la retranscription des comptes rendus médicaux.

En termes de surface, de frais de logistique et de bureautique, la solution de la permanence téléphonique médicale est une bonne alternative pour maîtriser les coûts de votre cabinet tout en participant à sa bonne organisation. Évidemment, plus l’accueil téléphonique est professionnel (bonne orientation du patient, sourire au téléphone, secret médical) plus il est profitable pour l’image de votre cabinet.

Le saviez-vous ? On estime un appel lié à la prise de rendez-vous à 2,50€ lorsqu’elle est directement gérée par le praticien. Un appel réceptionné par un secrétaire salarié coûterait 2€ au cabinet. Un appel géré par un secrétaire à distance Belenos coûte en moyenne 0,80€ (selon la formule choisie parmi 4 forfaits). En plus d’être un service accessible, le secrétariat externalisé est également un puissant outil de fidélisation et de réputation. Les appelants ne patientent plus au téléphone, les patients en présentiel ne subissent pas d’interruption en pleine consultation.

Les bons gestes du quotidien

Enfin, certains réflexes permettent là encore de maîtriser les coûts de votre cabinet médical, en favorisant par exemple les documents numériques plutôt que papier. On peut également limiter les frais liés à l’impression de documents en privilégiant l’impression en noir et blanc.

Quels outils peuvent vous aider dans la gestion de votre cabinet médical ?

La digitalisation des cabinets médicaux, des cliniques ou encore des hôpitaux apporte elle aussi de nombreux avantages dans l’organisation de l’activité des praticiens.

On peut citer :

  • La prise de rendez-vous par Internet : les plateformes comme Calendovia, Maiia et Doctolib vous permettent de limiter les appels liés à la prise de rendez-vous. Ces outils répondent efficacement à une partie de votre patientèle utilisatrice des plateformes de RDV.
  • L’agenda médical en ligne : souvent, les plateformes de prise de rdv en ligne se synchronisent à l’agenda du médecin afin de fusionner les différents canaux de prise de rendez-vous. C’est également un support collaboratif qui vous permet là encore de gagner du temps, en collaborant avec vos secrétaires en présentiel ou à distance.
  • Le carnet de santé en ligne : grâce au DMP (dossier médical partagé) vous accédez directement à toutes les informations de santé relatives à chaque patient depuis un seul et même support. Au-delà de l’aspect pratique de la centralisation de ces données, c’est aussi une bonne façon d’optimiser le temps de consultation consacré au patient. La prise en charge est plus rapide grâce à une vue d’ensemble immédiate sur les antécédents ou encore les résultats d’examen du patient.
  • La téléconsultation : la consultation à distance répond aux nouveaux usages de la patientèle. Une simple connexion Internet et une webcam suffisent ! Le télépaiement et la télétransmission des documents (ordonnances, feuilles de soins) sont gérés par la plateforme.

Là encore, ces outils sont profitables pour tous les établissements médicaux : cabinet dentaire, cabinet de radiologie, de gynécologie, services hospitaliers, infirmier libéral, etc.