Secrétariat téléphonique médical à distance pour cabinets et cliniques

Un secrétariat téléphonique médical est un service externalisé dans lequel une secrétaire formée au médical répond aux appels des patients au nom du cabinet, prend et modifie les rendez-vous dans l’agenda du praticien, et transmet les urgences selon des consignes définies à l’avance. Pour le patient, l’expérience est identique à celle d’un secrétariat sur place. Pour le médecin, il n’y a ni recrutement, ni gestion de personnel.

Aucune en pratique, ce sont deux façons de nommer le même service. « Secrétariat téléphonique » insiste sur la prise d’appels, « secrétariat médical à distance » sur l’externalisation. Chez Belenos, les deux recouvrent la même prestation : accueil des patients, gestion d’agenda, transmission des messages et des urgences, de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi.

Des secrétaires médicales salariées en CDI, basées à Strasbourg et Saint-Dié-des-Vosges. Belenos ne recourt ni à la sous-traitance offshore ni à des prestataires indépendants. Chaque opérateur suit une formation au vocabulaire médical et aux protocoles de tri avant sa prise de poste, et travaille sur un nombre restreint de cabinets pour en connaître les consignes.

C’est le praticien qui définit ce qu’est une urgence dans sa spécialité, et la conduite à tenir pour chaque cas. Les secrétaires appliquent ce protocole sans jamais décider à la place du médecin. Selon vos consignes, l’appel est transféré immédiatement, signalé par message prioritaire, ou orienté vers le 15. Le protocole se modifie à tout moment sur simple demande.

Chez Belenos, la facturation est de 1,10 € TTC par appel traité, sans frais de mise en route, sans frais cachés et sans engagement de durée. Vous ne payez que les appels réellement traités, et la facture s’ajuste chaque mois à votre consommation. Les 100 premiers appels sont offerts pour tester le service. Pour estimer votre coût réel, utilisez le simulateur de rentabilité.

Oui. Les secrétaires Belenos travaillent directement dans votre agenda existant, Doctolib ou Maiia, et non dans un système parallèle. Les rendez-vous pris, déplacés ou annulés apparaissent en temps réel de votre côté, sans double saisie ni risque de doublon. Si vous utilisez un autre agenda médical, demandez confirmation de la compatibilité avant la mise en place.

Oui. Le transfert d’appel est activé et désactivé depuis votre ligne, en quelques secondes, aussi souvent que vous le souhaitez. Certains cabinets utilisent le service en permanence, d’autres uniquement aux heures de pointe, pendant les consultations, ou lors des absences de leur secrétaire sur place. La facturation à l’appel traité rend ces usages ponctuels possibles sans surcoût fixe.

48 heures en moyenne pour un praticien seul. Le délai couvre le recueil de vos consignes, le paramétrage de l’accès à votre agenda, l’attribution de votre numéro et l’enregistrement de votre répondeur personnalisé. Pour une structure de plusieurs praticiens avec des protocoles différenciés, comptez une à deux semaines pour un paramétrage complet.