Choisir votre secrétariat médical externalisé : quelle solution est adaptée à vos besoins ?

Lorsqu’on est professionnel de santé ou de soins, externaliser son standard téléphonique auprès d’un télésecrétariat médical s’avère être particulièrement adapté. Plus abordable, cette solution vous permet d’accéder à des professionnels expérimentés dans le secrétariat médical. Seulement, le secteur est particulièrement concurrentiel, on retrouve alors sur le marché des niveaux de service disparates et des tarifs variés.

Comment identifier la solution de secrétariat médical externalisé qui saura répondre à vos attentes ? Quels sont les différents abonnements proposés ? Réponse dans cet article.

Secrétariat médical externalisé : quelles sont les solutions du marché ?

Après avoir identifié les tâches administratives sur lesquelles vous souhaitez être accompagné, il va s’agir de choisir le partenaire idéal pour les réaliser. Toutes les sociétés de permanence téléphonique ne proposent pas le même système d’abonnement, de facturation ainsi que les mêmes services. Explications.

La spécialisation de la permanence téléphonique

Tout d’abord, il faut distinguer les sociétés de permanence téléphonique généraliste des sociétés de télésecrétariat médical. Alors que l’une va s’adresser à toutes les professions libérales, aux TPE et PME, (cabinets d’avocats, courtier en assurance, agent immobilier), l’autre va être dédiée aux professionnels de santé et de soins (médecin généraliste, médecin spécialiste, ostéopathe, kinésithérapeute, etc.).

Le secteur du médical et du paramédical demande des compétences clés : secret médical, identification des urgences, bonne compréhension d’un diagnostic et du jargon du médecin, etc. De fait, il est vivement recommandé de se diriger vers une société spécialisée dans les métiers du médical et du paramédical.

Le saviez-vous ? Un service de secrétariat téléphonique ne se limite pas toujours à la gestion de vos appels. Votre secrétaire à distance peut s’adapter à vos consignes pour gérer les urgences médicales, réaliser la retranscription de comptes-rendus médicaux ainsi qu’effectuer la relance des rendez-vous. Une réelle assistance à distance qui vous fait gagner du temps dans la gestion de votre agenda, de vos rendez-vous, de vos consultations en présentiel et de votre relation client.

Les différents services de télésecrétariat médical

Selon la taille de la permanence téléphonique médicale (structure à taille humaine, secrétaire indépendant, grosse plateforme téléphonique) et de sa spécialisation, les tâches proposées seront différentes.

Certaines plateformes téléphoniques se limitent à la réception des appels, lorsque d’autres proposeront des services annexes. Quoiqu’il en soit, assurez-vous qu’elle soit toujours en capacité de répondre à vos besoins :

  • Le secrétariat médical externalisé propose-t-il la fonction de transfert d’appels téléphoniques ? La saisie et l’envoi de courriers ? La prise de messages ?
  • Pouvez-vous bénéficier d’un accueil personnalisé ? D’un message de prédécroché, d’un décroché et d’un répondeur en votre nom ?
  • Les créneaux horaires proposés sont-ils adaptés à vos horaires d’ouverture ? Ce peut être du lundi au vendredi, du lundi au samedi… certains télésecrétariats proposent même une permanence 7j/7, 24h/24. Avez-vous besoin de rendre votre standard téléphonique constamment accessible ou non ?
  • La permanence téléphonique se spécialise-t-elle dans le filtrage des appels, le développement de votre patientèle, l’identification des appels urgents ? En effet, la gestion des urgences médicales est primordiale pour ne vous solliciter qu’en cas de besoin. Tout comme le développement de votre patientèle demande de la proximité et une qualité d’accueil téléphonique irréprochable.
  • Le télésecrétariat propose-t-il des outils ? On peut citer un outil d’agenda collaboratif (agenda partagé), un outil de prise des rendez-vous en ligne, un accès à une plateforme de téléconsultation médicale, etc.

Par ailleurs, privilégiez une entreprise qui s’engage à la protection des données de santé de vos patients (hébergeur agréé données de santé).

Système de facturation d’un secrétariat à distance : la facturation s’effectue-t-elle à l’appel ?

Pas toujours ! On identifie 3 systèmes de facturation : au temps passé, à la tâche, au forfait.

Une société de permanence téléphonique qui procède au temps passé doit clairement vous communiquer son taux horaire. Une facturation à la tâche est assez variable, puisque cela va dépendre du nombre d’appels entrants gérés par le télésecrétariat, mais aussi du nombre de comptes-rendus transmis, etc. Enfin au forfait, vous accédez à l’intégralité des tâches prévues dans la formule souscrite.

Bien que la solution Belenos propose une souscription forfaitaire, la facturation est adaptée à votre consommation.

Quels sont les abonnements proposés par les spécialistes du secrétariat médical ?

Les différents types de forfaits

De façon générale, les services de secrétariat médical externalisé proposent plusieurs forfaits. Chaque forfait délimite un plafond d’appels mensuel ainsi que certains services. L’abonnement quant à lui, peut être avec ou sans engagement.

Vous pouvez aussi bien souscrire à une formule illimitée qu’à un forfait qui s’adapte à votre consommation. Par ailleurs, certaines entreprises proposent une remise si vous vous engagez à un abonnement annuel avec elles.

À noter que certains télésecrétariats facturent des majorations dans le cadre de missions urgentes (transcription de comptes-rendus en moins de 24h par exemple). Assurez-vous bien de ces modalités à l’étape de devis.

Quels conseils pour choisir votre secrétariat médical externalisé ?

Premièrement, nous ne pouvons que vous recommander de vous tourner vers une entreprise française, dont les centres d’appels sont eux aussi locaux (domiciliation française). À l’inverse d’entreprises qui sollicitent des sites offshore (plateformes téléphoniques au Maroc, en Tunisie, etc.), choisir un télésecrétariat 100% français, c’est l’assurance de se reposer sur des secrétaires à distance de formation médicale. Ce sont ces experts qui sont garants de l’image de votre cabinet ou de votre clinique. Plus la gestion administrative de vos patients par téléphone est de qualité, plus vous en tirez tous les avantages : satisfaction client, nouvelle clientèle, optimisation des rendez-vous, augmentation du chiffre d’affaires.

Second conseil : privilégier les offres modulables. Certaines options ne sont peut-être pas utiles pour votre activité aujourd’hui, mais le seront demain. En cas de flux d’appels particulièrement élevé, soyez certain que votre télésecrétariat médical puisse rapidement s’adapter. Si vous avez opté pour une offre de permanence téléphonique de façon ponctuelle (mi-temps par exemple), assurez-vous que vous puissiez facilement passer en temps plein en cas de besoin (débordement, maladie, congé de vos équipes, etc.).

Bon à savoir : la permanence téléphonique médicale Belenos a été entièrement développée avec des professionnels de santé. Consciente que toutes les professions médicales et paramédicales n’ont pas les mêmes attentes, la solution propose 4 niveaux de prestation. Ainsi, votre secrétariat à distance répond à vos besoins d’après le volume d’appels mensuel réceptionné et les options que vous jugez essentielles (rappel des rdv par sms, plusieurs accès à la solution, transfert d’appels vers GSM, téléconsultation médicale). Solution flexible, la facturation s’effectue au réel et l’abonnement est sans engagement.