Comment choisir son service de télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat est un service particulièrement avantageux pour les professionnels du médical (médecins généralistes, médecins spécialistes) et du paramédical (infirmiers, kinésithérapeutes, ostéopathes, etc.).

Que vous soyez en clinique, en cabinet ou en hôpital, un service de permanence téléphonique va pouvoir intervenir en cas de débordement pour soutenir votre personnel d’accueil, ou à temps plein en remplacement d’une secrétaire physique.

Gestion de votre agenda, des appels entrants, transfert d’appels, orientation des patients, prise de rendez-vous, réalisation de comptes-rendus, confirmation et rappel des consultations… L’externalisation de votre standard téléphonique est multiple. Votre secrétaire médicale peut aller de la simple réception des appels à la réalisation de tâches administratives. Seulement, d’une plateforme téléphonique à une autre, les prestations, la qualité du service et les tarifs ne seront pas les mêmes. Or dans le secteur médical, il est primordial de se reposer sur un centre d’appel performant. La première raison est que l’accueil téléphonique est le premier contact entre votre vous et votre patientèle. Il en va de la réputation de votre cabinet médical et de la fidélisation de vos patients. La seconde raison est que, en plus de l’empathie, de la réactivité et des compétences organisationnelles, les secrétaires médicales doivent faire preuve de discrétion, d’analyse (identification des urgences médicales) et de compréhension (répondre aux exigences du médecin).

Forfaits, tarifs, avis, comparaison avec d’autres services… Retrouvez les meilleurs conseils pour souscrire à un télésecrétariat médical de confiance.

Combien coûte une solution de permanence téléphonique médicale ?

On retrouve sur le marché du télésecrétariat médical plusieurs call-center qui proposent des services et des tarifs variés. De façon générale, le prix d’un appel est facturé entre 0,50 centimes et 1 euro. Il convient cependant de vérifier à quoi correspondent ces tarifs puisque toutes les solutions n’offrent pas la même qualité de service. Vous pouvez disposer d’outils pour faciliter la relation entre votre secrétaire médicale et les médecins du cabinet, de rappel des RDV pour réduire l’absentéisme des patients ou encore d’outils complémentaires comme la prise de rendez-vous en ligne.

Globalement, les plateformes téléphoniques peuvent vous facturer au temps passé, à la tâche ou mettre en place un forfait. Chez Belenos, nous proposons 4 formules spécialement étudiées pour répondre aux besoins de chaque activité médicale. Vous disposez d’un abonnement sans engagement avec un nombre limité d’appels par mois. Nos télésecrétaires de formation médicale gèrent également votre agenda, la relation client, le transfert des urgences médicales, l’envoi et la réception des fax et le rappel des RDV par sms.

Comment comparer les devis des télésecrétariats ?

Avant de comparer les différentes offres des permanences téléphoniques, il est primordial de comprendre vos besoins. Il faut que les services proposés par votre télésecrétariat soient en adéquation avec votre quotidien. Un secrétariat téléphonique peut gérer uniquement la réception de vos appels ou effectuer des tâches plus complètes.

Certaines plateformes téléphoniques sont transversales alors que d’autres sont dédiées au domaine de la santé. Un confort en plus puisque les secrétaires médicales doivent pouvoir orienter vos patients d’après le type d’appel (urgences médicales, demande de RDV, demande d’information, appel de suivi). Ainsi, mieux vaut vous tourner vers des télésecrétaires formées aux métiers du médical.

Il est également primordial de vérifier la localisation du centre d’appel, car certaines entreprises n’hésitent pas à solliciter des sites offshore pour obtenir des tarifs planchers.

Bon à savoir : les centres d’appels Belenos sont basés en France et accompagnent des professionnels de santé sur l’ensemble de l’Hexagone. Toutes les secrétaires médicales sont en CDI à temps complet et bénéficient d’une formation continue.

Télésecrétariat médical : l’importance des avis

Dans votre recherche de permanence téléphonique, vous pouvez vous appuyer sur les avis. Au-delà de l’aspect rassurant, les avis et les témoignages permettent à l’entreprise d’améliorer continuellement ses services. C’est pourquoi Belenos recueille l’avis de ses clients depuis 2017 via un service indépendant (label Plus que Pro).

Des audits qui permettent de jauger la satisfaction des professionnels de santé et de mettre en exergue les services qui plaisent le plus à nos clients. On peut citer les outils mis à disposition (agenda, prise de RDV en ligne, messagerie) et la relation patient valorisée par nos télésecrétaires :

« J’utilisais avant une autre plateforme pour la prise de RDV, mais le fonctionnement laissait à désirer. Depuis que je travaille avec Belenos, le nombre de rdv pris a nettement augmenté, je suis satisfaite. »

Ostéopathe en Haute-Savoie.

« Très satisfaite de l’équipe de Belenos, l’agenda est très bien géré, les appels sont toujours justifiés et toujours une personne très agréable au bout du fil ! C’est d’ailleurs le retour que j’ai des patients qui sont eux aussi très satisfaits. »

Médecin en Aquitaine.